Introducción, software para toma de decisiones. (Tableros de Control)

Muy buenas tardes querido lector a continuación estaremos hablando sobre algunas herramientas para la toma de decisiones y el uso de tableros de control, además mencionaremos el uso de un software que te puede ayudar bastante.

Una de las tareas de planeación más complejas dentro de una organización es la solución a problemas. “La solución de problemas puede definirse como el proceso de identificar una diferencia entre el estado actual de las cosas y el estado deseado y luego emprender una acción para reducir o eliminar la diferencia (Anderson, 2004)”.

 ¿Cuál es el proceso para la solución de problemas?

Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un análisis minucioso, desglosando cada uno de los siete pasos del proceso de solución de problemas:

1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información sobre los distintos elementos que intervienen y la forma en que éstos se relacionan. En este paso, el personal encargado debe definir las limitaciones y restricciones que tiene para resolver la situación.

2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que puedan resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar lo poco realistas que puedan ser.

3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se usarán para evaluar las alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la alternativa que se escoja, ésta debe cumplir con el objetivo.

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las alternativas que pueden resultar productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas en práctica puede resultar imposible o contraproducente.

5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se debe escoger la que se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin embargo, existen ciertas herramientas que pueden facilitar la operación.

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión previamente tomada, requiere de recursos y de una persona que dirija la forma en que se implementará.

7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión implementada, para determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos propuestos, ya que de no ser así, se debe aplicar una vez más todo el proceso de solución de problemas, hasta cumplir el objetivo.

Bien para poder tener una mejor gestión al momento de generar un plan de contingencia ante un problema es necesario recurrir al uso de herramientas para la toma de decisiones, estas herramientas nos ayudan a identificar, diagnosticar, trazar, calificar, agrupar el problema a resolver. Algunas de ellas son las siguientes:

Arboles para toma de decisiones: Técnica eficaz que mediante un árbol de decisión se pretende analizar las diferentes opciones y conocer los posibles escenarios resultantes.

Estructura de un arbol para toma de decisiones

Grid análisis de parrilla: Consiste en asignar "pesos" en función de la importancia relativa que dichos factores tiene para nosotros.

 

 Los tableros de control: Lo podemos definir como una estructura de control de la administración y operación general de la empresa, cuya fortaleza radica en su filosofía de mejora continua y en el trabajo en equipo basado en una visión estratégica unificada. 

Los objetivos principales del tablero de control son:

• Medir los avances y cumplimiento de la visión, la misión, los valores, los objetivos y las estrategias de la empresa.
• Alinear los indicadores y las metas de la dirección con la cadena de valor de la empresa y los indicadores y metas de las áreas.
• Integrar el plan estratégico de la empresa con los planes operativos de las áreas. 
• Alinear horizontalmente metas e indicadores de resultados e indicadores de procesos, con el plan estratégico.
• Crear tableros de control para cada área y alinearlos con el tablero de control de la dirección.
• Desarrollar el tablero de control individual de cada puesto alineado con el tablero de control del nivel jerárquico inmediato superior. 

Ejemplo tablero de control

Software para la toma de decisiones

Existen varios tipos de software para la toma de decisiones o también conocidos como sistemas de apoyo a la toma de decisiones, estos sistemas van enfocados al análisis de datos de un negocio o empresa y sirven para ayudar a los directivos a tomar decisiones que a menudo son cambiantes y se deben tomar rápidamente.

Se dice que son de apoyo puesto que ayudan a las personas interesadas a reunir todos los datos necesarios, a generar alternativas y, a tomar finalmente la decisión más idónea a través de proveerlos con estimaciones, evaluaciones y de comparaciones de alternativas posibles.

Algunos ejemplos de lo que los sistemas DDS nos permitan hacer son: análisis de vendas por regiones, planificación de la producción, análisis de costos y análisis de precios y rendibilidad.

Estos sistemas se acostumbran a apoyar con los sistemas de TPS y los MIS aunque a veces también ofrecen información de fuentes externas. Además, los sistemas DSS normalmente necesitan disponer de un motor OLAP que facilite el análisis de estos datos.

Los sistemas DSS son herramientas muy utilizadas dentro del ámbito de inteligencia empresarial (Business Intelligence) ya que permiten realizar un análisis de diferentes variables de la empresa.

Algunas de las características de los sistemas DSS son:

• Extraer y manipular la información de manera dinámica y flexible.

• Ayudar y dar soporte a la toma de decisiones.
• Definir la información que se necesita y como se debe de mostrar para que sea realmente útil para el usuario.
• Tomar múltiples decisiones al mismo tiempo.
• Combinar y visualizar tanto información interna como externa.
• Ofrecer ayuda durante todas las fases del proceso de la toma de decisiones.

 Dentro de estos sistemas te queremos mencionar dos que consideramos que contienen una amplia variedad en las utilerias que ofrecen.

Spago BI

Es la única plataforma Business Intelligence 100% Open Source, cubre y satisface todos los requisitos de BI, tanto en términos de análisis y de gestión de datos, administración y seguridad.

Este software ofrece lo siguiente:

●Reporting
● OLAP
● Charting
● KPI (modeller and navigator)
● Interactive cockpits
● Ad hoc reporting (Worksheet)
● Self-service BI
● Location Intelligence, y mas...

ERGO DSS

Ergo es un sistema independiente de soporte para la toma de decisiones (DSS) diseñado para ayudar
a empresas a simplificar cualquier tipo de decisión compleja.

Por medio del mismo motor para el apoyo en las decisiones ebestmatch™ dque utiliza el sistema de evaluación TEC Advisor ERGO desglosa en etapas las decisiones complejas. Cada etapa le acerca a una decisión racional y justificable, evitando que usted termine abrumado con tanta información o pierda de vista sus objetivos. ERGO le facilita la documentación de cada etapa del proceso de decisión para que usted pueda mantener actualizados a todos los participantes.

ERGO le permite:

• Incluir en su decisión decenas de miles de criterios de evaluación
• Comparar miles de soluciones posibles dentro de un modelo único
• Organizar las prioridades de la forma más conveniente para usted
• Evaluar las fortalezas y debilidades de las diferentes soluciones incluyendo escenarios simulados, análisis de sensibilidad, comparaciones hombro a hombro, clasificaciones y demás
• Utilizar gráficas interactivas para generar análisis precisos y explorar los escenarios simulados
• Realizar análisis detallados de costo-beneficio
• Generar informes personalizados para comunicar el progreso del proyecto y los resultados de su decisión.

Conclusión

Los Sistemas de Soporte Para la Toma de Decisiones (DGS.), Son una tecnología que esta empleándose con existo al apoyar en forma automatizada las juntas de tomas de decisiones tradicionales. Estos sistemas facilitan la solución de problemas no estructurado por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo.

La característica que distinguen a este tipo de sistema son: Que se han diseñado especialmente para la toma de decisiones en grupo, para solucionar problemas especifico o generales y es fácil de aprender a usar. Es por ello que su implantación motiva a los miembros de un grupo a trabajar juntos en misma oportunidad de participación y permitiéndole el anonimato del origen de las ideas.
La toma de decisiones con un DGSS brinda mayor calidad al proceso y sus resultados, debido a que su anonimato hace que el grupo sea mas participativo y tenga mayor creatividad en la generación de alternativas de solución.

Existen diferentes formas de en las cuales pueden diseñarse una sala para el uso de un DGSS cuatro de decisión, red local de decisión, tele conferencia y tomas de decisiones remotas. La forma que se elija depende de la duración de la junta de tomas de decisiones y de grado de proximidad físicas entre los miembros del grupo.